Question Trouver du temps pour des tâches importantes mais non urgentes [fermé]


OK, c'est une question non technologique, mais je pense que cela concerne beaucoup d'administrateurs système, en particulier dans les petits magasins.

De nombreuses tâches qui ne sont pas liées à un projet ou aux opérations quotidiennes et qui n’ajoutent pas de valeur visible à l’organisation, mais sont néanmoins importantes. Je pense par exemple à la documentation du réseau ou des processus, à la recherche de ce nouvel outil / technologie / processus, au développement des subordonnés, au classement des documents.

Tous ces éléments sont importants, mais comme ils ne se retrouvent pas sur un diagramme de Gantt, ou ne font pas directement que votre patron vous crie après si vous le sautez, vous pouvez également les négliger.

Comment vous assurez-vous de les couvrir?

J'ai essayé de les ajouter à mon système de gestion des tâches, en planifiant des rendez-vous récurrents dans mon calendrier pour des tâches telles que "Recherche de nouvelles technologies". Mais ceux-ci ont tendance à être vraiment faciles à ignorer / rayer de cette semaine, etc.

PS, j'aime bien le tag calendar-management, comme les gars de Outils de gestion Vous pouvez gérer votre calendrier, mais le temps est une constante. Vous ne pouvez pas le gérer pour créer plus / moins ou pour modifier la vitesse à laquelle il passe.


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2018-06-13 15:30


origine


+1 pour la référence Manager-Tools. Ils ont quelques podcasts de gestion de calendrier qui sont éclairants et exploitables. - tomjedrz
Manager-Tools est un must pour les nouveaux managers, ou les managers souhaitant être plus efficaces. Question modifiée pour ajouter un lien vers Manager-Tools.com - BillN


Réponses:


Comme cela est subjectif, je pensais que je me contenterais de jeter ceux qui m'aident le plus. On peut les trouver tous ailleurs, citation de "Comment faire mieux en matière de gestion du temps!" articles, etc. Ils sont juste ce que l'aide moi. Ils ne peuvent pas nécessairement vous aider.

c'est-à-dire que votre kilométrage peut varier.

En outre, bien qu’ils ne constituent pas nécessairement une réponse directe et succincte à la question posée, je pense que, lorsqu’ils sont utilisés, ils contribuent globalement à améliorer la gestion du temps, ce qui a pour effet direct de libérer du temps, de compléter ces tâches importantes mais non urgentes.

1.) Entraînez tout le monde à faire votre travail. Sens; si vous êtes sur une équipe de 5, et   il y a un gars qui connaît MS Exchange,   un gars qui sait LAN, routage, etc.   Une fille qui connaît AD et le noyau MS   Administration et un gars qui sait   Linux / Unix, et vous êtes le LAN / routeur   mec .. Partagez vos connaissances.   Peut-être que la fille AD veut savoir comment   protocole spanning-tree fonctionne. Peut-être   le gars d'échange veut savoir comment son   les paquets vont de "a" à "b" à "c" et   retour. Travailler avec eux pour les obtenir   formé sur quelques bonnes bases   connaissance. En faisant cela, vous serez   plus apte à leur demander de l'aide quand   vous êtes inondé et ne peut pas sembler   trouver le temps pour obtenir le   trucs petits mais importants réalisés tels que   la documentation et cet équipement   actualiser la liste de projection à votre patron   qu'il avait besoin, oh, disons… Hier.   Si vous avez fait une bonne formation professionnelle   vos pairs, alors vous pouvez demander, et   attendre une aide précieuse pour le ré-étiquetage   ces switchports ou vérifier SNMP sur   vos appareils et qu'ils sont tous   branché sur votre système de surveillance.

Cela étant dit, soyez également préparé   d'apprendre certains de leurs emplois aussi,   et pour une bonne raison. Ça vous aidera   comprendre d'où ils viennent   et leur donner la latitude que vous   profiter aussi bien.

2.) Établissez un "calendrier de messagerie" et limitez la vérification de votre messagerie   à des moments particuliers de la journée. Dire   quatre ou plus, si vous travaillez dans un très,   environnement de messagerie occupé et à fort trafic.   Concentrez-vous sur ce qui vous concerne directement   et ce qui nécessite une attention immédiate.   STICK to the "vérifier l'email à ce   horaire.

3.) Découpez les tâches en morceaux de temps à court terme.   C'est à dire. multitâche, mais ne fonctionne pas trop   dur sur une seule tâche et se faire sucer   dans, ou brûler. Travailler dessus pour   20-30 minutes environ, puis passez à   autre chose. Garder votre intérêt   piqué est essentiel au succès   multitâche. c'est trop facile   pour que nous soyons aspirés   dépannage WSUS et dépenses   heures sur traquer un insaisissable   hex-error code après l'autre.

4.) Faites une pause de temps en temps. Se lever et marcher   autour. Obtenez le sang qui coule. Va chercher   de l'eau. Vide ta tête (ce que tu   se focalisaient directement sur) et   penser à autre chose. Vous serez   surpris à quel point c'est rafraîchissant et   comment bien et rapidement il vous aide   concentrez-vous sur la prochaine tâche à accomplir.

5.) Consultez les ressources sur Internet pour la gestion de projet.   Il y a généralement d'excellents conseils et astuces   là-bas qui traitent directement avec   des questions comme la vôtre, avec   compétences générales en gestion du temps. Vous auriez   être surpris.

6.) Cela va paraître bizarre, mais travailler à être paresseux. Apprendre à   automatiser, automatiser, automatiser. Ne pas   perdre votre temps à répéter des tâches   et plus. Apprenez à le faire avec un   script si vous le pouvez. Je suppose que le   manière appropriée de dire ce serait, "le travail   plus intelligent, pas plus difficile ".

7.) Utilisez une simple liste de tâches divisée en tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.   Prioriser les tâches de la même manière   par "critique", "non critique" et   "long terme". STICK à la liste. Mettre à jour   ça, ne le laisse pas devenir obsolète. Fais-le   la première chose que tu fais tous les matins   et la dernière chose que vous mettez à jour avant   tu pars. Cela fait des merveilles pour   continuité de la pensée, etc.

8.) Si vous travaillez dans une organisation chargée de réunions et que vous trouvez votre temps   être pris par des tonnes sur des tonnes de   réunions inutiles chaque semaine, utilisez cette   philosophie; Si invité à une réunion,   Cela s'applique-t-il directement à vous ou   Vous êtes un acteur clé? Si non,   réfléchissez à la façon dont votre temps pourrait être meilleur   dépensé. Surtout si vous obtenez un   résumé de la réunion par courrier électronique   minutes. Réunion invite généralement (en   email) venez avec, `Accepter, Tentative,   Refuser 'options. N'aie pas peur, toi   peut les utiliser.

Lorsque vous assistez à une réunion, s'il y a   pas d'agenda clair ou affiché dans   les cinq premières minutes, laissez la   se réunir immédiatement. Sortez. 9 fois   sur dix, ça va flâner pour un   heure ou alors, sans point. C'est le   équivalent d'envoyer une équipe de personnes   à l'épicerie sans liste.   Ce qu'ils sortiront sera un   méli-mélo de denrées alimentaires. Beaucoup   comme ce que tu vas sortir de ça   rencontrer.

Quoi qu'il en soit, encore une fois, consultez les références PM sur les internets. Ils en valent la peine.

HTH ..


7
2018-06-13 21:06



"Cela va paraître bizarre, mais travailler à être paresseux" - Totalement d'accord avec ça. Cela semble contre-intuitif, mais la plupart des compétences de «bon administrateur» que je connais sont issues de la paresse sous-jacente. Pourquoi répéter les choses si nous n’avons pas à le faire? Nous voulons faire le strict minimum de choses répétitives et ennuyeuses pour pouvoir nous concentrer sur des choses différentes et intéressantes. "Travailler intelligemment et dur". - Chris Thorpe


Getting Things Done est un excellent livre, très utile, même si vous n'implémentez pas un système complet. GTD est un engagement très long, ne vous laissez pas submerger.

Voici une brève introduction à GTD.

Mais aucun système n'est parfait. Il est très facile de perdre de vue pourquoi vous essayez de vous organiser, si votre système d'organisation prend en charge tout votre temps libre.

La carte n'est pas le territoire.

Pour une réservation de livre plus spécifique à un domaine: Gestion du temps pour les administrateurs système par Limoncelli. Ce qui fournira quelques conseils plus perspicaces.

Personnellement, j'utilise aussi todo.sh. Ce qui est un excellent script todo bash. C'est aussi le seul script bash que je connaisse, testé à l'unité et sous contrôle de révision.


8
2018-06-13 20:12



+1 pour mentionner GTD et un nouveau livre O'Reilly que je vais recevoir maintenant, merci! :) - Greg Meehan
+1 pour le mentorat todo.sh - adopilot


J'ai trouvé que le meilleur moyen de prendre en charge ces tâches est de mettre en place un système de planification afin que A) vous ne passiez pas tout votre temps sur les problèmes quotidiens à venir et B) que vous réserviez du temps. pour la documentation et d’autres problèmes de back-office qui doivent être réglés.

Dans cette optique, je recommande fortement David Allen Faire les choses (GTD). Son système de gestion des listes de tâches sans cesse changeantes, TODO, correspond bien au fonctionnement des administrateurs et des gestionnaires. Je l'utilise depuis 3 ans maintenant et mon temps est beaucoup plus productif, et je n'ai jamais l'impression de ne pas maîtriser tous ces petits problèmes qui devraient être traités.

Je suis désolé si cela ressemble à un publi-reportage, mais son livre est vraiment utile.


7
2018-06-13 15:40





J'aime la technique du "manipulez-le seulement une fois": dans la mesure du possible, supprimez le plus rapidement possible les éléments de votre liste de tâches.

  • Lorsque vous recevez un formulaire des RH dans votre boîte de réception, faites-le immédiatement et renvoyez-le.
  • Si vous remplissez des feuilles de temps dans votre entreprise, une fois que vous avez commencé, ne vous arrêtez pas avant la fin.
  • Pour les processus de documentation, la prochaine fois que le processus sera un peu plus lent, tapez le processus au fur et à mesure (ou mettez à jour le document si c'est nécessaire).

Pour d’autres tâches de documentation, même s’ils ajoutent un peu de temps au travail, vous devez prendre l’habitude de les effectuer. par exemple. si vous avez une feuille de calcul des connexions commutateur / panneau de brassage, vous avoir prendre le temps de le mettre à jour chaque fois que vous apportez une modification, sinon vous passerez plus de temps à trier les choses plus tard. De même, nous maintenons nos panneaux de brassage très bien rangés avec beaucoup de velcro et il faut un peu plus de temps pour refaire tout le velcro lorsque nous changeons de connexion de patch, mais cela en vaut la peine, car vous pouvez voir où tout se trouve.


5
2018-06-13 15:53



Je suis un partisan de refaire correctement les graphiques du panneau de brassage tous les mois, mais il est important de noter rapidement le texte "changez rapidement la modification que vous apportez", juste à côté du graphique réel. - phuzion


Pourquoi ne pas remplacer "Recherche Nouvelles Technologies" par des éléments plus spécifiques, par exemple.

Passez 15 (ou 30) minutes à la recherche de SELinux et essayez de répondre à l’une des questions suivantes:

  • Comment puis-je l'installer?
  • Quel mode de fonctionnement convient le mieux à mon environnement et comment le configurer?
  • Comment interpréter ses entrées de journal?
  • Comment créer des règles?

De même pour "Documenting the Network" etc.


4
2018-06-13 16:23





J'aime "l'organisation personnelle" comme surnom de ce genre de choses.

Il y a deux choses distinctes ici. Le premier consiste à mettre en place un système et à être suffisamment discipliné pour le suivre. Il existe une tonne de systèmes là-bas. GTD reçoit beaucoup de presse. Personnellement, j'utilise un hybride de Franklin et GTD. Ayez un cadre pour capturer ce que vous devez faire et pour vous permettre de les hiérarchiser et de les planifier facilement. Je soupçonne que c’est là que vous tombez en panne… comme vous l’avez noté, vous passez à l’horaire.

La seconde est d’avoir un moyen dans ce cadre que Quadrant 2 des trucs {important mais pas urgent} attire effectivement l'attention. Le quadrant 2 est le lieu de valeur réelle et durable pour l'organisation (et pour vous personnellement), et n'attire généralement pas assez l'attention.

Vous pouvez commencer par ne pas les considérer (ou les désigner) comme des tâches "moi". Si elles ne sont pas importantes pour l'organisation, vous ne devriez pas les effectuer pendant les heures de travail. S'ils le sont, ils doivent être intégrés dans le mix. S'ils sont vraiment à propos de vous, appliquez les mêmes principes à votre rythme.

Le meilleur moyen que j’ai trouvé est de traiter ces choses comme tout autre projet. Tout bon système d’organisation personnelle a un processus pour capturer et inclure les tâches des projets. Prenez l’idéal amorphe (par exemple, Configuration du serveur de documents) et répartissez-le en tâches plus petites (créer un document vide, configurer un réseau de documents, partager des documents, etc.). Ensuite, incluez certaines de ces tâches dans votre plan quotidien / hebdomadaire et trouvez un moyen chaque semaine, pour obtenir ces petits morceaux faits. Notez que j'ai dit chaque semaine, pas chaque semaine. C'est un peu comme une récupération… aujourd'hui, c'est tout ce qui compte, vous travaillez avec votre système aujourd'hui et demain, vous vous inquiétez pour demain.

Cela ne vous mènera pas jusqu'au bout, mais c'est un début. Au final, il s’agit d’une extension relativement petite de la discipline à conserver sur un système. Mais c’est la partie qui vous fait passer de "faire le travail" à "améliorer les choses".


EDIT - répond au commentaire de l'auteur original.

Soyez clair - cette discussion est NE PAS à propos de ces éléments qui sont "faible valeur organisationnelle". Vous ne devriez pas perdre de temps sur des tâches sans importance, à moins que vous n'ayez rien d'autre à faire. Ce dilemme (et ma réponse) concerne des tâches qui sont HAUTE valeur organisationnelle, mais non urgente.

Une stratégie supplémentaire, que je me souvenais de penser au commentaire. J'ai constaté que pratiquement toutes les tâches du quadrant 3 (urgence élevée, peu d'importance) peuvent tout simplement être ignorées ou différées jusqu'à ce que cela soit pratique. L'astuce consiste à savoir quels éléments urgents sont importants et lesquels ne le sont pas.


4
2018-06-13 17:10



Je n'ai jamais entendu le terme "quadrant 2" jusqu'à présent, mais j'ai utilisé le concept: certaines choses sont importantes mais pas urgentes. J'essaie aussi de passer le moins de temps possible sur l'autre combinaison: urgente mais sans importance. - Ward♦
Je n'ai pas aimé le titre "moi-tâches" que j'ai commencé avec "faible valeur organisationnelle" mais ce n'était pas bien. J'ai tendance à penser que c'est important "pour moi", mais les utilisateurs (l'organisation) s'en fichent. Important mais pas urgent est la meilleure description. - BillN


Je pense que c’est une chose très importante à combattre, Est-ce que vous faites une bonne segmentation des tâches,

Tracez un cercle divisé en quatre champs, pour chaque champ en cercle, attribuez

  1. VI- LU Très important moins urgent
  2. VI - VU Très important très urgent
  3. LI - VU Moins important très urgent
  4. LI - LU Moins important moins urgent

Ensuite, vous pouvez segmenter les travaux et, bien sûr, travailler en croix pour une meilleure image du temps perdu. Quelque temps je me suis dit pour deux de la tâche VI LU Vous pouvez prendre un LI - LU.

En général, ils ont dit que la première position dans ma liste devrait être adressée aux investisseurs, aux propriétaires et aux personnes qui prennent de grandes décisions sans être pressées,

La 2e étape est réservée aux chefs d’entreprise dont le travail consiste à

3ème et 4ème pour les évaluations inférieures des employeurs


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2018-06-13 22:40